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辦 公 室 數 據 保 安

現 在 的 日 常 生 活 中 , 任 何 人 都 可 藉 流 行 的 工 具 與 技 術 , 如 流 動 電 話 、 電 子 郵 件 、 即 時 通 訊 服 務 、 可 攜 式 的 儲 存 器 , 以 及 經 無 線 網 絡 接 達 互 聯 網 的 能 力 , 輕 易 地 攜 帶 及 處 理 大 量 數 據 。 隨 著 攜 帶 數 據 的 便 利 , 要 把 關 鍵 的 機 構 資 料 儲 存 到 個 人 設 備 中 , 或 利 用 公 共 訊 息 服 務 處 理 , 有 很 多 其 它 不 當 的 方 式 使 資 料 洩 漏 到 公 眾 的 領 域 。

數 據 的 保 護 曾 經 依 賴 實 體 性 的 防 禦 或 完 全 隔 離 原 始 數 據 的 策 略 , 也 就 是 限 制 接 達 在 大 型 主 機 系 統 、 磁 帶 或 磁 碟 上 儲 存 的 數 據 位 元 與 字 節 。 時 至 今 日 , 這 種 策 略 已 不 足 夠 應 付 保 護 數 據 的 要 求 , 因 限 制 接 達 這 種 靜 態 的 防 禦 方 法 並 不 適 合 使 用 於 現 代 的 商 業 實 務 上 。 因 為 公 用 客 戶 端 ( 電 腦 及 流 動 裝 置 ) 能 使 用 相 容 的 介 面 標 準 與 公 司 的 服 務 溝 通 , 所 以 只 要 有 渠 道 和 機 會 的 存 在 , 任 何 人 都 可 接 達 與 轉 譯 從 任 何 來 源 的 數 據 。

以 下 是 一 些 保 護 你 的 公 司 資 料 的 貼 士 :

  • 意 識 與 責 任 :透 過 教 育 與 定 期 的 提 示 使 內 部 工 作 人 員 充 分 意 識 他 們 的 共 同 責 任 , 是 相 當 重 要 的 。 故 資 訊 保 安 的 重 要 性 是 不 容 忘 卻 與 忽 視 的 。 每 個 雇 員 都 必 需 要 充 分 意 識 自 己 的 責 任 、 他 們 在 資 訊 接 達 的 限 制 、 及 任 何 可 能 造 成 保 安 事 故 的 紀 律 處 分 。

  • 定 時 評 估 與 政 策 :在 做 任 何 改 變 之 前 , 評 估 建 設 在 公 司 內 各 處 的 資 訊 系 統 以 及 確 認 其 必 須 改 善 的 地 方 , 是 一 個 很 好 的 概 念 。 建 立 一 個 保 安 政 策 去 管 理 隨 之 而 來 的 指 引 與 程 序 的 發 展 是 必 須 的 。 定 期 執 行 持 續 的 評 估 也 是 很 重 要 的 , 這 使 既 有 的 程 序 能 因 應 工 作 條 件 與 新 的 技 術 作 出 更 新 與 改 善 。

  • 數 據 的 分 類 :並 非 所 有 的 數 據 都 屬 於 相 同 等 級 的 重 要 性 或 敏 感 性 。 為 了 善 用 資 源 , 應 該 以 公 司 數 據 的 保 安 等 級 來 作 優 先 次 序 , 把 保 安 上 所 用 的 資 源 先 集 中 在 最 重 要 的 數 據 上 。

  • 接 達 的 限 制 :軟 件 以 及 機 密 數 據 的 接 達 應 該 是 僅 能 給 予 經 過 授 權 的 員 工 。 用 密 碼 或 權 標 這 類 型 的 認 證 方 式 在 接 達 的 保 護 上 是 屬 於 較 常 見 的 技 術 , 且 可 根 據 使 用 者 的 角 色 , 把 不 同 的 授 權 配 置 檔 應 用 於 不 同 使 用 者 上 。 審 計 追 蹤 是 認 證 的 另 一 個 補 充 辦 法 , 且 全 面 的 活 動 記 錄 也 能 夠 提 供 有 用 的 資 訊 去 改 善 保 安 措 施 的 效 率 。 數 據 加 密 對 未 經 授 權 的 數 據 接 達 提 供 了 另 一 層 次 的 保 護 。

  • 流 動 裝 置 的 保 護 :流 動 資 訊 處 理 裝 置 與 儲 存 在 其 中 的 數 據 , 不 論 是 遭 盜 竊 或 者 是 在 沒 有 人 看 管 的 情 況 下 , 都 會 很 容 易 被 遺 失 。 實 體 的 防 護 方 法 , 如 用 防 盜 安 全 鎖 , 就 是 最 常 見 的 第 一 道 防 線 。 還 有 額 外 的 授 權 要 求 如 密 碼 也 可 以 防 衛 未 經 授 權 的 接 達 。 使 用 者 應 自 行 判 斷 在 這 些 裝 置 上 儲 存 保 密 資 料 的 風 險 以 及 必 要 性 , 且 不 管 如 何 都 要 定 期 進 行 數 據 備 份 。

  • 網 絡 的 防 護 :防 止 從 互 聯 網 的 入 侵 或 攻 擊 是 一 個 很 大 的 課 題 。 如 防 火 牆 以 及 代 理 伺 服 器 這 些 產 品 都 已 經 可 提 供 某 一 程 度 的 數 據 與 系 統 保 護 。 但 每 家 公 司 的 數 據 系 統 所 具 不 同 的 架 構 通 常 都 必 須 受 到 評 估 , 並 設 計 出 針 對 該 公 司 營 運 所 需 的 保 護 措 施 。 應 定 期 掃 描 硬 碟 與 可 攜 式 的 儲 存 器 , 以 及 即 時 更 新 修 補 程 式 、 病 毒 識 別 碼 特 徵 檔 ( virus signature pattern files) 和 惡 意 程 式 碼 定 義 。

  • 公 用 渠 道 的 保 安 措 施 :公 用 通 訊 的 渠 道 , 如 即 時 通 訊 ( IM) 、 無 線 網 絡 的 接 達 以 及 公 共 網 上 電 子 郵 件 服 務 等 , 都 有 可 能 帶 有 公 司 的 資 訊 。 在 辦 公 環 境 中 使 用 這 些 公 用 渠 道 的 控 制 措 施 有 時 候 是 必 要 的 :

    1. 發 展 一 套 清 晰 的 通 訊 使 用 政 策 , 且 發 布 這 些 訊 息 給 所 有 員 工 知 道 ;

    2. 考 慮 推 行 一 個 相 當 於 企 業 的 統 一 解 決 方 案 而 非 使 用 公 用 通 訊 服 務 ;

    3. 在 適 當 的 地 方 實 施 保 安 保 護 系 統 ;

    4. 將 一 些 不 安 全 的 服 務 停 止 , 如 遠 端 啟 動 的 錄 影 機 。

  • 電 腦 配 備 的 棄 置 :   當 丟 棄 已 舊 的 電 腦 配 備 或 內 存 非 揮 發 性 數 據 的 儲 存 媒 體 , 便 需 要 一 個 適 當 的 程 序 去 保 證 所 有 的 資 訊 和 數 據 都 已 經 被 刪 除 , 如 對 儲 存 媒 體 作 實 體 破 壞 、 覆 寫 資 料 , 或 是 重 新 格 式 化 。

  • 在 某 些 狀 況 下 , 防 止 員 工 攜 帶 個 人 物 品 , 包 括 流 動 電 話 在 內 , 進 入 工 作 範 圍 也 許 是 值 得 建 議 的 。 這 有 助 於 排 除 一 些 數 據 被 竊 取 的 機 會 。 重 要 的 或 敏 感 的 數 據 可 儲 存 於 虛 擬 機 器 內 已 加 密 的 資 料 夾 , 這 樣 操 作 上 的 數 據 便 可 自 動 地 被 加 密 。

 
 
     
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