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办 公 室 数 据 保 安

现 在 的 日 常 生 活 中 , 任 何 人 都 可 藉 流 行 的 工 具 与 技 术 , 如 流 动 电 话 、 电 子 邮 件 、 即 时 通 讯 服 务 、 可 携 式 的 储 存 器 , 以 及 经 无 线 网 络 接 达 互 联 网 的 能 力 , 轻 易 地 携 带 及 处 理 大 量 数 据 。 随 着 携 带 数 据 的 便 利 , 要 把 关 键 的 机 构 资 料 储 存 到 个 人 设 备 中 , 或 利 用 公 共 讯 息 服 务 处 理 , 有 很 多 其 它 不 当 的 方 式 使 资 料 泄 漏 到 公 众 的 领 域 。

数 据 的 保 护 曾 经 依 赖 实 体 性 的 防 御 或 完 全 隔 离 原 始 数 据 的 策 略 , 也 就 是 限 制 接 达 在 大 型 主 机 系 统 、 磁 带 或 磁 碟 上 储 存 的 数 据 位 元 与 字 节 。 时 至 今 日 , 这 种 策 略 已 不 足 够 应 付 保 护 数 据 的 要 求 , 因 限 制 接 达 这 种 静 态 的 防 御 方 法 并 不 适 合 使 用 于 现 代 的 商 业 实 务 上 。 因 为 公 用 客 户 端 ( 电 脑 及 流 动 装 置 ) 能 使 用 相 容 的 介 面 标 准 与 公 司 的 服 务 沟 通 , 所 以 只 要 有 渠 道 和 机 会 的 存 在 , 任 何 人 都 可 接 达 与 转 译 从 任 何 来 源 的 数 据 。

以 下 是 一 些 保 护 你 的 公 司 资 料 的 贴 士 :

  • 意 识 与 责 任 :透 过 教 育 与 定 期 的 提 示 使 内 部 工 作 人 员 充 分 意 识 他 们 的 共 同 责 任 , 是 相 当 重 要 的 。 故 资 讯 保 安 的 重 要 性 是 不 容 忘 却 与 忽 视 的 。 每 个 雇 员 都 必 需 要 充 分 意 识 自 己 的 责 任 、 他 们 在 资 讯 接 达 的 限 制 、 及 任 何 可 能 造 成 保 安 事 故 的 纪 律 处 分 。

  • 定 时 评 估 与 政 策 :在 做 任 何 改 变 之 前 , 评 估 建 设 在 公 司 内 各 处 的 资 讯 系 统 以 及 确 认 其 必 须 改 善 的 地 方 , 是 一 个 很 好 的 概 念 。 建 立 一 个 保 安 政 策 去 管 理 随 之 而 来 的 指 引 与 程 序 的 发 展 是 必 须 的 。 定 期 执 行 持 续 的 评 估 也 是 很 重 要 的 , 这 使 既 有 的 程 序 能 因 应 工 作 条 件 与 新 的 技 术 作 出 更 新 与 改 善 。

  • 数 据 的 分 类 :并 非 所 有 的 数 据 都 属 于 相 同 等 级 的 重 要 性 或 敏 感 性 。 为 了 善 用 资 源 , 应 该 以 公 司 数 据 的 保 安 等 级 来 作 优 先 次 序 , 把 保 安 上 所 用 的 资 源 先 集 中 在 最 重 要 的 数 据 上 。

  • 接 达 的 限 制 :软 件 以 及 机 密 数 据 的 接 达 应 该 是 仅 能 给 予 经 过 授 权 的 员 工 。 用 密 码 或 权 标 这 类 型 的 认 证 方 式 在 接 达 的 保 护 上 是 属 于 较 常 见 的 技 术 , 且 可 根 据 使 用 者 的 角 色 , 把 不 同 的 授 权 配 置 档 应 用 于 不 同 使 用 者 上 。 审 计 追 踪 是 认 证 的 另 一 个 补 充 办 法 , 且 全 面 的 活 动 记 录 也 能 够 提 供 有 用 的 资 讯 去 改 善 保 安 措 施 的 效 率 。 数 据 加 密 对 未 经 授 权 的 数 据 接 达 提 供 了 另 一 层 次 的 保 护 。

  • 流 动 装 置 的 保 护 :流 动 资 讯 处 理 装 置 与 储 存 在 其 中 的 数 据 , 不 论 是 遭 盗 窃 或 者 是 在 没 有 人 看 管 的 情 况 下 , 都 会 很 容 易 被 遗 失 。 实 体 的 防 护 方 法 , 如 用 防 盗 安 全 锁 , 就 是 最 常 见 的 第 一 道 防 线 。 还 有 额 外 的 授 权 要 求 如 密 码 也 可 以 防 卫 未 经 授 权 的 接 达 。 使 用 者 应 自 行 判 断 在 这 些 装 置 上 储 存 保 密 资 料 的 风 险 以 及 必 要 性 , 且 不 管 如 何 都 要 定 期 进 行 数 据 备 份 。

  • 网 络 的 防 护 :防 止 从 互 联 网 的 入 侵 或 攻 击 是 一 个 很 大 的 课 题 。 如 防 火 墙 以 及 代 理 伺 服 器 这 些 产 品 都 已 经 可 提 供 某 一 程 度 的 数 据 与 系 统 保 护 。 但 每 家 公 司 的 数 据 系 统 所 具 不 同 的 架 构 通 常 都 必 须 受 到 评 估 , 并 设 计 出 针 对 该 公 司 营 运 所 需 的 保 护 措 施 。 应 定 期 扫 描 硬 碟 与 可 携 式 的 储 存 器 , 以 及 即 时 更 新 修 补 程 式 、 病 毒 识 别 码 特 征 档 ( virus signature pattern files) 和 恶 意 程 式 码 定 义 。

  • 公 用 渠 道 的 保 安 措 施 :公 用 通 讯 的 渠 道 , 如 即 时 通 讯 ( IM) 、 无 线 网 络 的 接 达 以 及 公 共 网 上 电 子 邮 件 服 务 等 , 都 有 可 能 带 有 公 司 的 资 讯 。 在 办 公 环 境 中 使 用 这 些 公 用 渠 道 的 控 制 措 施 有 时 候 是 必 要 的 :

    1. 发 展 一 套 清 晰 的 通 讯 使 用 政 策 , 且 发 布 这 些 讯 息 给 所 有 员 工 知 道 ;

    2. 考 虑 推 行 一 个 相 当 于 企 业 的 统 一 解 决 方 案 而 非 使 用 公 用 通 讯 服 务 ;

    3. 在 适 当 的 地 方 实 施 保 安 保 护 系 统 ;

    4. 将 一 些 不 安 全 的 服 务 停 止 , 如 远 端 启 动 的 录 影 机 。

  • 电 脑 配 备 的 弃 置 :   当 丢 弃 已 旧 的 电 脑 配 备 或 内 存 非 挥 发 性 数 据 的 储 存 媒 体 , 便 需 要 一 个 适 当 的 程 序 去 保 证 所 有 的 资 讯 和 数 据 都 已 经 被 刪 除 , 如 对 储 存 媒 体 作 实 体 破 坏 、 覆 写 资 料 , 或 是 重 新 格 式 化 。

  • 在 某 些 状 况 下 , 防 止 员 工 携 带 个 人 物 品 , 包 括 流 动 电 话 在 内 , 进 入 工 作 范 围 也 许 是 值 得 建 议 的 。 这 有 助 于 排 除 一 些 数 据 被 窃 取 的 机 会 。 重 要 的 或 敏 感 的 数 据 可 储 存 于 虚 拟 机 器 内 已 加 密 的 资 料 夹 , 这 样 操 作 上 的 数 据 便 可 自 动 地 被 加 密 。

 
 
     
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